Une matrice RACI bien faite : distinguer celle qui fonctionne de celle qui ne sert à rien
La plupart des équipes ont déjà tracé une matrice RACI, et la plupart de ces matrices finissent dans un classeur que personne ne rouvre. C'est dommage, car établir clairement qui est Responsable, qui est imputable (Approbateur), qui est Consulté et qui est Informé reste l'un des moyens les plus économiques d'éviter ces échecs lents et coûteux où chacun supposait qu'un autre s'en occupait.
Au début de 2021, avec des équipes dispersées dans leurs bureaux à domicile et des délais d'approvisionnement encore instables, le coût d'une responsabilité floue a fortement augmenté. On ne peut plus se pencher par-dessus un bureau pour demander qui relance le fournisseur. La matrice doit faire ce travail à votre place, et elle n'y parvient que si elle est bien conçue.
À quoi ressemble une bonne matrice RACI
Une matrice saine s'articule autour de livrables et de décisions réels, et non d'activités vagues. Chaque ligne est quelque chose qui se produit ou qui se décide, et les colonnes correspondent aux personnes ou aux rôles qui seront réellement présents.
Un seul Approbateur par ligne. Un nom porte le résultat et peut en répondre. Dès que deux personnes se partagent l'imputabilité, plus personne ne l'assume vraiment.
Le Responsable exécute, et il peut y en avoir plusieurs. Ce sont les personnes qui font le travail pour produire le livrable. Sur de petits éléments, l'Approbateur et le Responsable sont souvent la même personne, et c'est très bien ainsi.
Le Consulté l'est dans les deux sens, avant la finalisation. Vous sollicitez réellement son avis et il peut influencer le résultat. Si vous n'êtes pas prêt à agir selon ses propos, il n'est pas Consulté, il est Informé.
L'Informé l'est dans un seul sens, après coup. Il doit connaître le résultat pour faire son propre travail, mais il n'a pas voix au chapitre.
Une bonne matrice est aussi concise. Si un livrable comporte une longue suite de Consultés, c'est souvent le signe que les droits de décision n'ont pas été clairement pensés.
À quoi ressemble une mauvaise matrice RACI
Des lignes qui sont des thèmes plutôt que des livrables, comme « communications » ou « qualité », qu'on ne peut attribuer à personne en particulier.
Deux lettres A ou plus sur une même ligne, de sorte que l'imputabilité se dissout dès qu'un écart survient.
Un mur de C parce que personne n'a voulu écarter une partie prenante, transformant chaque tâche en comité.
Des lettres attribuées à des titres de poste qui ne correspondent plus à la façon de travailler de l'équipe, surtout après une réorganisation ou un passage au télétravail.
Une matrice rédigée une fois au lancement et jamais revue, qui s'écarte peu à peu de la réalité.
La mauvaise version n'est pas seulement désordonnée. Elle masque activement les lacunes. Une case vide qui devrait contenir un A reste invisible jusqu'à ce qu'un livrable soit en retard et que le bilan révèle que personne ne l'assumait.
La faire tenir dans le temps
Construisez la matrice avec les personnes qui y figurent, pas dans un bureau à l'écart. Parcourez les lignes à voix haute et demandez à l'Approbateur de confirmer ouvertement qu'il porte le résultat ; le malaise ressenti à ce moment-là est exactement la conversation à tenir tôt. Revoyez-la ensuite chaque fois que la portée, l'équipe ou le mode de réalisation change, et gardez-la là où toute l'équipe peut la voir, et non enfouie dans une annexe de charte.
Faite ainsi, la matrice RACI cesse d'être de la paperasse et devient une entente d'exploitation discrète qui survit aux départs, aux transferts de fournisseurs et à la prochaine perturbation.
Si les rôles et les droits de décision se sont brouillés au sein d'une équipe répartie, le conseil en réalisation de programmes et de projets de XNM peut vous aider à rebâtir une appropriation qui résiste à la pression.