Une liste de contrôle fret et logistique à appliquer cette semaine
Dix-huit mois après le début de la pandémie, le fret demeure tout sauf prévisible. Les taux des conteneurs restent élevés, les ports sont congestionnés, les transporteurs annulent des départs sans préavis, et la capacité de camionnage qui assure les derniers centaines de kilomètres est limitée. Pour la plupart des organisations, la leçon de 2020 et 2021 n'est pas que la perturbation est temporaire, mais qu'elle est devenue le nouvel environnement d'exploitation. La bonne nouvelle : vous n'avez pas besoin d'un nouveau système pour bien réagir. Vous avez besoin d'une routine hebdomadaire rigoureuse. La liste ci-dessous est conçue pour être utilisée cette semaine par un responsable logistique ou des approvisionnements, avec l'information déjà disponible.
Avant le départ des marchandises
La plupart des problèmes de fret se jouent avant même qu'une expédition ne quitte le quai. Les conditions acceptées, les données confirmées et la visibilité que vous mettez en place déterminent l'ampleur des dégâts qu'un retard causera plus tard. Passez en revue ces points pour chaque expédition importante.
Confirmez les Incoterms par écrit. Sachez exactement où le risque et le coût passent du fournisseur à vous. Un flou du type « on réglera le transport plus tard » fait apparaître des frais de surestaries surprises trois semaines plus tard.
Validez le délai, puis ajoutez une marge. Demandez aujourd'hui au transporteur ou au transitaire une estimation de transit réaliste, pas celle citée au début du contrat. Prévoyez de la marge pour la congestion portuaire et l'examen douanier.
Vérifiez l'exhaustivité des documents. Facture commerciale, liste de colisage, certificat d'origine et tout permis requis. Un seul document manquant peut bloquer un conteneur à la frontière pendant des jours.
Confirmez que la capacité est réellement réservée. Un taux coté n'est pas un espace confirmé. Obtenez le numéro de réservation et l'affectation du navire ou du camion avant de présumer que les marchandises bougent.
Pendant le transit des marchandises
La gestion en transit consiste surtout à détecter un ennui assez tôt pour agir. Avec des équipes à distance ou hybrides, la personne qui marchait jusqu'à l'entrepôt pour poser la question a maintenant besoin d'un processus délibéré pour rester informée.
Suivez chaque expédition prioritaire par rapport à ses jalons, pas seulement à son délai de livraison final — départ, transbordement, arrivée, dédouanement et livraison finale.
Désignez un point de contact unique par expédition pour éviter que les mises à jour ne se dispersent dans des fils de courriels et de clavardage.
Convenez à l'avance d'un déclencheur : si un jalon glisse de plus d'un nombre fixé de jours, quelqu'un fait remonter l'alerte au lieu d'attendre.
Tenez votre client ou votre partie prenante informé avant qu'il ne le demande. Un avis sur un retard de deux semaines est un service; un manquement silencieux est une plainte.
Quand quelque chose tourne mal
Des choses tourneront mal — un départ annulé, une retenue douanière, une palette endommagée. Ce qui distingue une opération résiliente d'une opération fragile, c'est que la réponse soit répétée d'avance. Avant d'en avoir besoin, notez les réponses à quelques questions : qui peut autoriser une expédition accélérée et jusqu'à quel coût? Vers quel transporteur ou quel itinéraire de rechange pouvez-vous basculer? Quelle est la solution de repli si votre fournisseur principal ne peut livrer? Consignez par écrit la défaillance du transporteur afin de récupérer les frais ou de le tenir au contrat. Faites ensuite un court bilan : quel signal précoce avons-nous manqué, et que devrait dire la liste la prochaine fois?
Rien de tout cela n'exige une technologie coûteuse. Cela exige la discipline de poser les mêmes questions chaque semaine et d'agir selon les réponses. Sur un trimestre, c'est cette discipline qui transforme la gestion de crise chronique en une routine que vous pouvez réellement maîtriser.
Si vous souhaitez de l'aide pour transformer une gestion du fret au cas par cas en un processus reproductible et adossé à des contrats, la gestion des approvisionnements, des sources et des contrats de XNM peut vous aider à le bâtir.