Un graphique : pourquoi les projets dérapent au sixième mois

Demandez à une salle de chargés de projet d'expérience quand un projet d'immobilisations commence à donner l'impression de déraper, et vous entendrez la même réponse plus souvent que le hasard ne le permettrait : vers le sixième mois. Pas le premier mois, quand l'optimisme est haut et le plan est net. Pas la dernière ligne droite, quand chacun s'attend à la pression. Le sixième mois — le milieu tranquille, où rien de dramatique n'est arrivé et pourtant l'échéancier s'est ramolli. Il y a une raison, et ce n'est pas la malchance.

La règle du sixième mois, comme certaines équipes l'appellent, décrit une défaillance qui se construit invisiblement puis arrive d'un coup. Pendant les premiers mois, un projet génère de petites bricoles faciles à reporter plus vite qu'on ne le remarque : une décision prise dans un couloir mais jamais consignée, un changement discuté mais non formellement enregistré, une question ouverte mise de côté, un chiffre que les finances et le chantier n'ont jamais tout à fait réconcilié. Chacun est trivial. Aucun, à lui seul, ne déplace l'échéancier. Alors ils s'accumulent.

L'arriéré qu'on ne voit pas continue de grossir

Le graphique ci-dessous est tout l'argument. Tracez le décompte courant du travail de dossier non résolu — décisions non consignées, changements non enregistrés, items ouverts en attente de quelqu'un — mois après mois, et il ne reste pas plat. Il grimpe, doucement d'abord, car l'élan du début le masque. Tout le monde est occupé, tout semble maîtrisé, et l'arriéré grossit sous l'optimisme. Puis, quelque part au milieu du projet, ce tas tranquille franchit un seuil. Les questions sans réponse commencent à se bloquer entre elles. Une décision ne peut être prise parce qu'elle dépend d'une autre jamais consignée. L'échéancier ne dérape pas à cause d'un grand événement; il dérape parce que le poids accumulé de petits dossiers inachevés devient enfin trop lourd à porter.

Le remède est en amont, aux mois un à cinq

Le piège de la règle du sixième mois, c'est qu'au moment où vous la ressentez, la cause est déjà des mois derrière vous. On ne peut pas régler au sixième mois ce qui a été créé aux mois un à cinq. Le dérapage que vous ressentez maintenant est la facture des dossiers laissés inachevés quand le projet semblait facile. Voilà sa cruelle synchronisation : les dégâts se font dans le calme et se perçoivent dans la crise.

Ce qui veut dire que les équipes qui ne dérapent pas au sixième mois ne sont pas meilleures pour éteindre les feux. Elles sont meilleures pour ne pas laisser le tas se former dès le départ — en fermant le petit travail de dossier dès qu'il apparaît, quand il est bon marché, au lieu de le laisser composer en un mur de mi-projet. Consigner la décision de couloir tant qu'elle est fraîche. Enregistrer le changement le jour où il est convenu. Réconcilier le chiffre cette semaine, pas le trimestre prochain. Ennuyeux, sans gloire, et le plus fiable prédicteur, à lui seul, que le sixième mois arrive comme un mois normal ou comme le mois où tout est devenu exigible.

Ce graphique est né d'une histoire racontée plus tôt dans notre série Anatomie d'un dépassement.