Un graphique : ou les budgets de projet fuient en silence
Quand un projet d'immobilisations depasse, l'autopsie part en chasse du coupable - la mauvaise estimation, le fournisseur, la decision. C'est une histoire rassurante parce qu'elle suppose une solution facile. Elle est aussi, la plupart du temps, fausse. Les depassements sont rarement un echec unique. Ce sont des accumulations de petites fuites non documentees, chacune trop mineure pour alarmer qui que ce soit, qui s'additionnent jusqu'a un chiffre capable de mettre fin a des carrieres.
Si elles restent cachees, c'est qu'aucune n'apparait nettement sur un sommaire budgetaire. Le sommaire vous montre une categorie au-dela de sa ligne. Il ne vous montre pas que le depassement, ce sont trois semaines d'une equipe en attente d'une approbation, plus une boucle de reprise causee par un plan que personne ne savait perime, plus deux avenants faits mais jamais factures. Le sommaire montre le symptome. Les fuites sont la cause, et la cause est presque toujours un probleme de dossiers deguise en probleme de budget.
Les fuites invisibles sur le sommaire
Decomposez un depassement typique en ses vraies composantes et la meme poignee de coupables apparait, a peu pres dans cet ordre de taille :
Regardez ce qui domine. La plus grosse tranche, c'est la reprise faute d'information juste ou a jour - du travail refait parce que le bon document n'etait pas dans les bonnes mains au bon moment. Vient ensuite les avenants non factures - du vrai travail, jamais facture. Puis le temps mort en attente d'approbations restees dans une file. Puis la portee qui s'est ajoutee sans etre notee ni chiffree. Puis le pur travail en double, deux personnes resolvant le meme probleme sans savoir l'une pour l'autre.
Remarquez leur point commun a toutes. Aucune n'est une force du marche ou un cas de force majeure. Chaque fuite est un dossier manquant, en retard, perdu ou jamais ecrit. Le depassement n'est pas vraiment un probleme de cout. C'est un probleme d'information qui se convertit en probleme de cout, en silence, une petite fuite a la fois.
Comment trouver vos fuites avant qu'elles ne s'accumulent
On ne corrige pas ce qu'on ne voit pas; le premier geste est donc de cesser d'accepter les depassements par categorie comme des explications et de commencer a demander de quoi le depassement est fait. Quelques habitudes font remonter les fuites tot :
Etiquetez la reprise quand elle se produit et notez pourquoi - info manquante, plan perime, approbation tardive - pour que le schema devienne visible au lieu de disparaitre dans la « main-d'oeuvre ».
Tenez un registre d'avenants en direct avec une colonne « non facture », pour que le travail fait mais non facture ne puisse se cacher.
Suivez le temps de cycle des approbations; les jours d'attente sont un cout meme quand personne ne facture.
Faites de « d'ou vient ce chiffre » une question a laquelle le projet repond toujours en minutes, pas en jours.
Le depassement que vous craignez n'attend pas dans une grande decision future. Il fuit, en ce moment, dans de petits endroits non documentes. Trouvez les fuites tant qu'elles ne sont que des gouttes, et le chiffre dramatique du sommaire n'a jamais l'occasion de se former.
Chacune de ces fuites remonte a un dossier manquant au moment crucial. Voyez le reste des notes de terrain de la semaine sur les dossiers qui sauvent l'argent pour la meme lecon sur les inspections, les avenants et le prix de l'information perdue.
