Un graphique : le courriel contre une source unique de vérité
Voici une question qui mérite réflexion. La prochaine fois que vous aurez besoin de la vraie réponse, à jour, sur un projet — le budget approuvé, la portée la plus récente, qui a entériné le changement — où allez-vous réellement la chercher? Soyez honnête. Pour la plupart des équipes, dans la plupart des organisations, la vraie réponse est : vous fouillez votre courriel. Et le courriel est le pire endroit où cette réponse pourrait possiblement vivre.
Ce n'est pas une plainte contre le courriel. Le courriel excelle dans ce pour quoi il a été conçu : envoyer un message d'une personne à une autre à un instant donné. Le problème, c'est ce que nous lui avons discrètement demandé de devenir — le classeur de fait pour chaque décision, chaque approbation, chaque version de chaque fait, étalés sur des milliers de fils et des dizaines de boîtes de réception, sans aucun moyen de dire quel message est à jour et lequel a été dépassé une heure plus tard.
Le graphique qui devrait vous inquiéter
Imaginez où un fait de projet donné peut être trouvé et, surtout, si vous pouvez vous fier à la copie que vous trouvez. Non pas s'il existe quelque part — presque tout existe quelque part — mais si la version que vous affichez est à jour, attribuable à une vraie décision, et complète. Notez honnêtement les endroits habituels et la même forme apparaît chaque fois.
Le courriel obtient le pire résultat non pas parce que l'information n'y est pas, mais parce que vous ne pouvez jamais être sûr que le message trouvé est le dernier mot. Un lecteur partagé fait mieux, jusqu'à ce que vous tombiez sur cinq fichiers nommés final, final-v2 et final-UTILISER-CELUI-CI. Les silos par outil sont meilleurs dans leur couloir, mais ils fracturent la vérité entre des systèmes qui ne se parlent pas. Ce n'est que lorsqu'il existe une source unique — un seul endroit où un fait est saisi, mis à jour et lu — que le score de confiance grimpe jusqu'au point où vous pouvez réellement répondre de votre réponse.
Ce que veut vraiment dire une source unique de vérité
L'expression est employée à la légère, alors soyons concrets. Une source unique de vérité ne veut pas dire un seul dossier géant. Elle veut dire que, pour un fait donné, il existe exactement un endroit où il vit, un endroit où il est mis à jour, et que tout le monde lit à partir de cet endroit plutôt que d'une copie faite mardi dernier. Le contraire n'est pas le chaos — c'est quelque chose de plus dangereux : plusieurs réponses assurées et contradictoires, chacune vraie à un moment, aucune clairement vraie maintenant.
Un seul endroit où un fait est saisi et mis à jour, de sorte qu'on ne se demande jamais quelle copie est à jour.
Chaque réponse porte sa provenance : qui l'a établie, quand et en vertu de quelle décision.
La lecture se fait à partir de la source, non d'une capture d'écran transférée ou d'un export vieux de six semaines.
Quand le fait change, il change une fois, partout, au lieu de changer à un endroit et nulle part ailleurs.
Rien de tout cela n'est exotique. C'est simplement la différence entre l'information que vous possédez par hasard et l'information sur laquelle vous pouvez agir sans une seconde vérification nerveuse.
Cessez de vous fier à l'endroit où vous regardez en premier
L'implication inconfortable du graphique, c'est que l'endroit où la plupart d'entre nous regardent d'instinct en premier est celui auquel nous devrions nous fier en dernier. La solution n'est pas d'interdire le courriel; c'est de cesser de laisser le courriel être le dossier. Les décisions, les approbations et l'état actuel d'un projet appartiennent à un endroit conçu pour les contenir, où la réponse trouvée est la réponse, et non un candidat à celle-ci.
Essayez cette semaine. Choisissez un fait qui compte sur un projet en cours et demandez à trois personnes où vit la vraie réponse. Si elles pointent trois boîtes de réception différentes, vous n'avez pas une source de vérité — vous avez un problème de recherche que vous appeliez un système de classement. Une plateforme comme XNM-VISION existe pour être cet endroit unique, mais le premier pas est simplement de décider que la vérité a un domicile et que ce n'est pas le courriel.
Nous publions l'un de ces cas chaque semaine dans notre série sur les dossiers et la responsabilité, chacun ramenant une défaillance familière à la même racine : la vérité n'a jamais eu un seul endroit où vivre, alors chacun a gardé la sienne.
