Un graphique: la montée de la maturité documentaire en 30 jours
Trente jours. Aucun nouveau logiciel, aucun nouvel effectif, aucune réorganisation. Dans une équipe de projets d'immobilisations, le temps nécessaire pour répondre à « où est cette approbation? » est passé de presque une journée à moins de cinq minutes.
La montée est la partie intéressante — non parce que le point d'arrivée impressionne, mais à cause de l'endroit où se produit le saut. Ce n'est pas la première semaine. La première semaine ne bouge presque pas, et c'est précisément pourquoi la plupart des équipes abandonnent avant d'être payées de leur effort.
Ce que l'on mesure
La maturité documentaire est ici un simple score composite sur 100, moyenne de cinq dimensions que toute équipe peut s'attribuer en un après-midi:
Repérabilité — une personne qui n'a pas classé le document peut-elle le retrouver?
Traçabilité — peut-on remonter d'un résultat à la décision qui l'a causé?
Actualité — la version devant vous est-elle celle qui fait foi?
Couverture — quelle part du travail conséquent laisse une trace?
Auditabilité — pourriez-vous montrer tout ce qui précède à un tiers hostile?
Notez chaque dimension honnêtement sur 20. La tentation est d'évaluer le système que vous avez conçu plutôt que celui que les gens utilisent réellement; si les deux diffèrent, évaluez le second. Toutes les équipes que nous avons vues faire l'exercice se sont attribué une note plus basse au deuxième passage qu'au premier, et c'est le deuxième chiffre qui est utile.
Les chiffres ci-dessous sont donnés à titre indicatif: le mois d'une équipe, pas une référence sectorielle. C'est la forme de la courbe qui se répète.
La semaine un ne fait presque rien. La semaine deux fait presque tout.
La semaine un, c'est l'inventaire: découvrir ce que vous avez et où cela vit réellement, y compris les endroits informels qu'aucun organigramme ne mentionne. Elle ne produit presque aucune amélioration visible, d'où son abandon vers le quatrième jour. C'est pourtant elle qui rend possible tout le reste, car on ne peut pas regrouper ce qu'on n'a pas trouvé.
La semaine deux, c'est le regroupement — un seul emplacement par projet, et une règle qui le dit. Ce seul geste explique l'essentiel de la montée, et la raison mérite d'être dite clairement: la repérabilité et l'actualité s'effondrent pour la même cause de fond, soit deux copies à deux endroits. Supprimez le second endroit et vous réparez les deux d'un coup.
Semaine 1 — Inventaire. Répertoriez où vivent aujourd'hui les dossiers de projet, y compris les endroits informels. La liste sera plus longue que prévu.
Semaine 2 — Regroupement. Un emplacement par projet. Tout le reste devient un renvoi vers lui. C'est la semaine qui fait bouger le chiffre.
Semaine 3 — Nommer et attribuer. Une nomenclature qu'un tiers pourrait suivre, et un responsable nommé par type de document. Peu coûteux, ennuyeux, durable.
Semaine 4 — Répétition. Choisissez trois questions d'auditeur et répondez-y à froid, chrono en main. Ce qui casse constitue votre véritable arriéré.
Les semaines trois et quatre font moins bouger le score, mais ce sont elles qui l'empêchent de redescendre. La nomenclature et la responsabilité nommée permettent au regroupement de survivre à l'arrivée de nouvelles personnes. Et la répétition de la semaine quatre est la seule partie du mois qui vous dit la vérité, parce qu'elle remplace votre opinion sur vos dossiers par des preuves.
Si vous ne faites qu'une semaine, faites la deuxième
C'est la conclusion pratique, et elle est un peu agaçante: le geste le plus payant est aussi le plus ennuyeux. Le regroupement n'est pas un projet. C'est une décision suivie de deux semaines de tâches fastidieuses. Mais c'est la différence entre un système documentaire qui répond aux questions et un tas de fichiers qui se contente de les stocker.
C'est dans la répétition de la semaine quatre que se cachent la plupart des surprises —nous avons écrit sur ce qui casse réellement en conditions d'audit, et c'est rarement ce que les équipes anticipent.
