Un graphique : la courbe de dérive documentaire

Le jour où vous créez un document, vous le trouvez en quelques secondes. Vous savez ce que c'est, où il vit, quelle version est la bonne et pourquoi il existe. C'est le mieux que ce document atteindra jamais. À partir de ce moment, la repérabilité ne fait que décliner.

On traite les documents perdus comme des accidents — un cas isolé, une mauvaise journée, l'erreur de quelqu'un. Ce ne sont pas des accidents. C'est le résultat prévisible d'une courbe, et la courbe est plus abrupte qu'on ne veut l'admettre. Voici la courbe de dérive documentaire : à quel point un document reste repérable dans le temps, avec un système et sans. La forme est tout l'argument, et une fois que vous l'avez vue, vous ne pouvez plus l'ignorer dans vos propres lecteurs.

Pourquoi la courbe plonge : trois forces discrètes

Trois forces tirent chaque document vers l'introuvable, et aucune n'est spectaculaire. La première est la multiplication des versions : le fichier est copié, modifié, renommé et envoyé par courriel, et voilà cinq versions quasi identiques alors qu'une seule est la bonne. La deuxième est l'évaporation du contexte : la raison d'être du document — la décision qu'il appuyait, la conversation autour — vit dans la mémoire, et la mémoire s'efface vite. La troisième est le roulement : la personne qui savait où il était et pourquoi il comptait franchit la porte et emporte la carte. Aucune n'est une crise un jour donné. Toutes sont constantes. Ensemble, elles font plonger la courbe un peu chaque semaine.

Un système n'arrête pas le temps — il aplatit la courbe

Regardez de nouveau où les deux lignes commencent. Au jour un, elles sont identiques. Tout se trouve; vous n'avez pas besoin d'un système pour retrouver un document fait ce matin. Le système se rentabilise au sixième mois et à la deuxième année, là où la courbe non gérée a chuté et où la courbe gérée tient encore, là où vous pouvez vous en servir. C'est le paradoxe — et la raison pour laquelle ce travail est chroniquement repoussé. La valeur de bons dossiers est presque invisible à la mise en place, quand trouver est facile de toute façon, et énorme plus tard, quand vous en avez besoin et qu'ils ont disparu. Vous ne classez pas pour aujourd'hui. Vous classez pour la version de vous qui recevra la demande d'accès, la vérification ou la poursuite dans dix-huit mois.

Tracez votre propre courbe cette semaine

Voici un test à faire avant vendredi. Choisissez trois documents : un de ce mois-ci, un d'il y a un an et un d'un projet depuis clos. Chronométrez le temps qu'il faut pour trouver la version actuelle et officielle de chacun — pas une copie, la vraie. Ces trois chiffres sont votre courbe de dérive documentaire. Si celui d'il y a un an prend dix fois plus de temps que celui de ce mois-ci, vous venez de mesurer le coût de l'absence de système — et vous avez trouvé le meilleur argument possible pour en bâtir un avant que votre prochain document n'amorce sa glissade. La courbe tourne toujours. La seule question est de savoir à quel point vous la laissez s'incliner.

Nous avons mesuré ce même déclin dans l'autre sens — à quelle vitesse un lecteur bien rangé devient un marécage — dans un autre billet Un graphique.