Un graphique : combien d'approbations un projet exige vraiment

Demandez à une équipe de projet combien d'approbations distinctes séparent la première pelletée de la clôture, et la première estimation est toujours trop basse. Les gens pensent aux grandes — le permis de construire, l'inspection finale — et s'arrêtent là. Puis vous parcourez réellement un projet d'un bout à l'autre et commencez à compter chaque point où quelqu'un doit formellement approuver avant que la chose suivante puisse arriver, et le nombre grimpe à des dizaines. Chacune est une petite barrière. Chaque barrière est un endroit où tout le projet peut tranquillement s'arrêter.

Ce sous-compte est le problème. On ne peut pas gérer ce qu'on n'a pas compté, et la plupart des équipes n'ont jamais disposé en une seule vue toutes les approbations dont dépend leur projet. Les approbations sont donc traitées une à une, de façon réactive, à mesure que quelqu'un remarque que la suivante est due — et celles qui passent entre les mailles ne sont découvertes qu'une fois bloqué le travail qui en dépendait. La solution commence par quelque chose de presque gênant de simplicité : les compter.

Où vivent réellement les approbations

Triez les approbations d'un projet d'immobilisations typique par étape et elles se regroupent en familles reconnaissables. Approbations de conception et de préconstruction. Permis et approbations réglementaires. Approvisionnement et octrois de contrats. Puis la longue traîne qui traverse la construction : approbations d'ordres de changement, certifications de paiement, acceptations d'inspection, examens de soumissions et de dessins d'atelier. Et enfin les approbations de clôture que tout le monde oublie jusqu'à ce qu'elles se dressent entre l'équipe et un projet terminé. Présentées ainsi, le compte n'est pas de cinq ou dix. Pour un projet de taille moyenne, c'est couramment trente, quarante, plus.

Le compte n'est pas le but. Les blocages, oui.

Une cinquantaine d'approbations sur un projet semble alarmant, mais le nombre brut n'est pas la vraie leçon. La leçon, c'est que chacune est un blocage potentiel, et qu'elles ne bloquent pas uniformément. Les embouteillages se concentrent à des endroits prévisibles : ordres de changement en attente d'un décideur, permis en file dans la queue d'un régulateur, inspections impossibles à planifier tant qu'une approbation préalable n'est pas réglée. Ce sont les barres ambre — les étapes où vivent le plus d'approbations et où se perdent le plus de jours. Un retard ici ne s'annonce pas. Le travail s'arrête, tout simplement, et l'échéancier encaisse le coup avant que quiconque nomme la cause.

Ce qui distingue les projets qui coulent de ceux qui bloquent, ce n'est pas moins d'approbations — le compte est largement fixé par la nature du travail. C'est de savoir si les approbations sont suivies comme un système ou traitées comme une série de surprises. Un projet qui peut voir les cinquante en un seul endroit, avec le statut de chacune et qui l'attend, transforme les blocages invisibles en blocages visibles. Et un blocage visible est un blocage qu'on peut lever.

Comptez les vôtres, puis surveillez les ambres

Voici l'exercice de la semaine. Prenez un projet en cours et listez chaque approbation dont il a besoin du début à la fin — chaque signature, permis, certification et acceptation. N'estimez pas; énumérez. Vous atterrirez presque certainement plus haut que votre première estimation. Puis marquez celles qui attendent actuellement quelqu'un. Ce sont vos ambres, et cette courte liste est l'endroit où votre échéancier glisse le plus probablement en ce moment, que l'échéancier le dise déjà ou non.

Chaque graphique part d'une vraie défaillance que nous avons vue — lisez les histoires derrière les données dans notre blogue.