Tracez d'abord le SIPOC : une liste de vérification avant de lancer le DMAIC
La plupart des projets d'amélioration bloqués n'ont pas échoué à l'étape Analyser ou Améliorer. Ils ont échoué au départ, quand personne ne s'entendait sur le début du processus, sa fin, ni les personnes qu'il sert. Un SIPOC, soit Fournisseurs, Intrants, Processus, Extrants, Clients, est l'assurance la moins chère contre cet échec. C'est une carte des limites d'une seule page, que vous bâtissez en phase de Définition, avant que le DMAIC n'ait la moindre donnée à analyser. Bien fait, il met fin à la dérive classique des objectifs : une équipe partie corriger l'approbation des factures finit par vouloir refondre toute la fonction finance.
Au début de 2022, avec des délais d'approvisionnement qui s'allongent et des gens qui passent du bureau à la maison en cours de projet, des limites floues coûtent plus cher que d'habitude. Un SIPOC prend quelques heures et évite des semaines de reprise; voyez donc les étapes ci-dessous comme un travail réalisable cette semaine.
Bâtir le SIPOC dans le bon ordre
Contre toute attente, on ne commence pas par les Fournisseurs à gauche. On part du centre et on travaille vers l'extérieur, car les étapes du processus servent d'ancrage à tout le reste.
Nommez le processus et son déclencheur. Rédigez un titre commençant par un verbe (« Approuver une réquisition d'achat ») et précisez l'événement qui le déclenche et celui qui le termine. Si deux personnes décrivent des débuts et des fins différents, vous avez trouvé votre premier problème.
Énumérez de cinq à sept étapes de Processus de haut niveau. Pas une carte détaillée, juste les grands blocs. S'il en faut plus de sept, votre périmètre est trop large pour un seul projet; divisez-le.
Repérez les Extrants de chaque étape. Des choses tangibles : une commande approuvée, un formulaire signé, un avis. Les extrants sont ce que le client reçoit réellement.
Nommez les Clients qui reçoivent ces extrants. Internes ou externes. Soyez précis; « l'entreprise » n'est pas un client.
Remontez vers les Intrants et les Fournisseurs. De quoi le processus a-t-il besoin pour fonctionner, et qui le fournit? C'est là que la volatilité de l'approvisionnement apparaît : un intrant à source unique est un risque à rendre visible tôt.
La liste de vérification d'une semaine
Faites ces vérifications avant de déclarer le SIPOC terminé et de passer à Mesurer. Chacune comble une lacune qui ressurgit habituellement plus tard, à grands frais.
Les limites sont écrites comme des événements concrets, et non des phases vagues, pour que l'équipe s'entende sur le début et la fin de la collecte de données en phase Mesurer.
Chaque Extrant a un Client nommé, et chaque Client a au moins un Extrant; un orphelin d'un côté ou de l'autre signale une carte incomplète.
La voix du client est captée pour le ou les deux principaux Extrants, ne serait-ce qu'en une phrase, pour que les cibles d'amélioration ne soient pas inventées dans le vide.
Les intrants à source unique ou à long délai sont signalés, car une pénurie de 2022 en amont peut engloutir tout gain interne que vous réalisez.
Un propriétaire de processus a révisé et approuvé, afin que le projet ait l'autorité voulue avant de mobiliser le temps de quiconque.
Le SIPOC tient sur une seule page; sinon, le périmètre est trop vaste pour un seul cycle DMAIC.
Un SIPOC n'est pas de la paperasse pour la forme. C'est l'artefact qui permet à un commanditaire, à un propriétaire de processus et à une équipe de regarder les mêmes limites et de dire oui, voilà le projet, avant que quiconque dépense de l'argent à mesurer la mauvaise chose. Voyez-le comme le contrat de ce que le DMAIC touchera ou non.
Si vous voulez une main sûre pour cadrer le travail d'amélioration et garder des limites honnêtes dès la Définition, le conseil stratégique de XNM peut vous aider à bien faire les choses du premier coup.