Qui porte le projet : guide simple de la cartographie des parties prenantes
La plupart des projets n'échouent pas à cause du travail lui-même. Ils échouent à cause des personnes qui l'entourent — le gestionnaire qu'on n'a jamais consulté, le membre de la communauté qui a appris le plan par la bande, la responsable des finances qui a discrètement cessé d'approuver les factures. La cartographie des parties prenantes, c'est tout simplement l'habitude de déterminer, volontairement, qui sont ces personnes et dans quelle mesure chacune peut aider ou nuire au projet. Si vous ne l'avez jamais fait de façon formelle, voici un bon point de départ.
Une partie prenante, c'est quiconque est touché par votre projet ou peut l'influencer : commanditaires, utilisateurs, organismes de réglementation, voisins, fournisseurs, votre propre équipe. Le but n'est pas de dresser la liste de tout le monde. C'est de choisir consciemment où placer votre temps limité, surtout dans une année comme 2022, où les budgets sont serrés, les matériaux tardent et personne n'a d'heures à perdre dans les mauvaises réunions.
D'abord lister, puis trier par pouvoir et par intérêt
Commencez par une mise à plat. Notez chaque personne et chaque groupe lié au projet — sans jugement pour l'instant, juste des noms et des rôles. Triez-les ensuite selon deux questions simples : quel pouvoir cette personne a-t-elle sur le projet, et quel intérêt y porte-t-elle? Ces deux axes donnent quatre groupes pratiques.
Fort pouvoir, fort intérêt — à gérer de près. Ce sont vos commanditaires et décideurs clés. Impliquez-les tôt, informez-les souvent, et ne les laissez jamais être pris de court.
Fort pouvoir, faible intérêt — à satisfaire. Un cadre supérieur ou un organisme qui peut vous bloquer mais pense rarement à vous. Donnez-leur ce dont ils ont besoin, à temps, sans les submerger.
Faible pouvoir, fort intérêt — à tenir informés. Personnel de terrain, membres de la communauté, utilisateurs. Ils sont très concernés et constituent votre meilleure source de réalité du terrain. Communiquez honnêtement et écoutez.
Faible pouvoir, faible intérêt — à surveiller. Restez discret, mais guettez les changements : un groupe peu intéressé peut le devenir dès que le projet touche son coin.
Le but de la grille n'est pas de classer les gens par importance humaine. C'est d'ajuster votre effort. Vous devez l'honnêteté à tous; vous ne devez pas à tous le même nombre de réunions.
L'influence ne suit pas l'organigramme
Le piège du débutant est de croire que l'influence suit les titres. Ce n'est pas le cas. La personne la plus influente d'un projet d'immobilisations est souvent quelqu'un sans aucune autorité formelle — l'opérateur de longue date en qui tous ont confiance, le membre du conseil que les autres suivent discrètement, le représentant d'un fournisseur qui contrôle une pièce introuvable ailleurs. Dans un marché en pénurie, ce fournisseur peut peser plus lourd sur votre échéancier que votre propre directeur.
Cartographiez donc l'influence comme une seconde couche. Demandez-vous : qui chacun écoute-t-il? Où sont les alliances informelles? Qui, d'un simple signe de tête, en entraînerait trois autres? Pour tester votre carte, nommez une décision et retracez qui doit réellement être d'accord pour qu'elle tienne. La réponse est rarement la seule personne qui signe.
Gardez la carte vivante
Une carte des parties prenantes tracée une fois puis classée ne vaut rien. Les gens changent de rôle, les priorités évoluent, un retour au bureau peut faire passer quelqu'un d'engagé à débordé du jour au lendemain. Revoyez la carte à chaque jalon et après tout changement majeur. Pour les quelques parties prenantes de votre coin supérieur droit, notez ce que chacune veut, ce qui l'inquiète et comment elle préfère être informée. Ce petit tableau vous épargnera plus d'ennuis que n'importe quel diagramme de Gantt.
Bien menée, la cartographie des parties prenantes n'est pas de la bureaucratie. C'est ainsi que, lorsque les moments difficiles arrivent — un retard, un dépassement, une coupe de portée — les bonnes personnes sont déjà de votre côté, parce que vous les avez accompagnées dès le départ plutôt que de les informer à la fin.
Si vous souhaitez de l'aide pour bâtir une approche de mobilisation des parties prenantes qui tient sous la pression réelle, le service-conseil en réalisation de programmes et de projets de XNM peut vous aider à cartographier les gens, pas seulement l'échéancier.