Quand la charte a sauvé le projet : une histoire d'alignement
Le scénario suivant est un composite tiré de situations courantes, avec des détails modifiés. Un organisme régional a lancé un projet pour déployer un nouveau système de gestion des dossiers dans trois services. Six semaines plus tard, avec des équipes en télétravail et une livraison de matériel déjà en retard, le projet s'était discrètement scindé en trois projets différents. Les opérations pensaient que le but était de retirer l'ancien système avant la fin de l'année. Les finances pensaient qu'il s'agissait de réduire les coûts de licences. L'équipe de première ligne pensait qu'il fallait corriger le flux de travail quotidien qu'elle détestait. Les trois étaient raisonnables. Aucun ne concordait.
Personne n'agissait de mauvaise foi. Le projet n'avait simplement jamais eu de charte, alors chaque groupe a comblé le vide avec sa propre version du but. La solution n'était pas un plan plus long ni une réunion plus grande. C'était une seule page sur laquelle tout le monde pouvait d'abord s'entendre.
Ce qu'est une charte, et ce qu'elle n'est pas
Une charte de projet est un court document qui autorise le projet et énonce, en termes simples, à quoi il sert et qui peut prendre des décisions à son sujet. Ce n'est ni le plan de projet, ni l'échéancier, ni la liste des exigences. Ceux-ci viennent plus tard et changent souvent. La charte est l'entente stable à laquelle tout le reste se rattache. Bien faite, elle répond à une poignée de questions assez clairement pour que deux personnes de services différents la lisent de la même manière.
Pourquoi le projet existe, en une ou deux phrases de véritable objet, pas de slogans
Ce qui est dans le périmètre et, tout aussi important, ce qui en est explicitement exclu
Comment le succès sera mesuré, avec un chiffre ou une date si possible
Qui est le commanditaire et qui a l'autorité de décider et de dépenser
Les grandes hypothèses et les risques connus, énoncés honnêtement
Comment l'équipe a rétabli l'alignement
Le chef de projet a réuni le commanditaire et les trois responsables de service en une courte séance et a affiché une charte vierge à l'écran. Le débat qui a suivi était tout l'intérêt de l'exercice. Il a fait remonter, en une heure, le désaccord qui coûtait discrètement des semaines. Ils ont arrêté un objectif principal, convenu que l'ancien système serait retiré, mais seulement après la correction des problèmes de flux de première ligne, et nommé un commanditaire ayant l'autorité de trancher. Les économies de coûts sont devenues un bénéfice affiché, pas le but.
Ils ont rédigé l'objet ensemble. Le rédiger en direct, dans la salle, a forcé les désaccords à l'air libre tant qu'ils étaient encore peu coûteux à régler.
Ils ont explicité les limites du périmètre. Lister ce que le projet ne ferait pas a enfin mis fin à l'expansion silencieuse des attentes.
Ils ont nommé un seul décideur. Avec des équipes à distance, l'ambiguïté sur qui décide coûte cher. Un commanditaire nommé a éliminé les blocages.
Ils l'ont gardée sur une page. Une charte que personne ne relit ne sert à rien. Courte, elle est restée au mur et a été citée dans les vrais débats.
La leçon à retenir
La charte n'a pas ajouté de travail; elle a révélé un travail déjà désaligné. La plupart des projets en difficulté n'échouent pas à l'arrivée. Ils échouent au départ, quand chacun approuve d'un signe de tête un but qu'il comprend différemment. Une demi-journée à s'entendre sur une page aurait épargné six semaines à cette équipe. Rédiger la charte avant le lancement, et non après la dérive, est l'assurance la moins chère en gestion de projet.
Si vous ne retenez qu'une habitude de cette histoire, que ce soit celle-ci : avant qu'un projet ait un échéancier, faites lire et approuver aux personnes clés une seule page qui dit à quoi il sert. Si elles ne peuvent s'entendre sur cette page, vous venez de trouver votre vrai problème tôt, soit exactement au moment où vous voulez le trouver.
Si votre organisation lance des projets qui dérivent avant même de commencer, le conseil en réalisation de programmes et de projets de XNM peut vous aider à les encadrer et à les lancer pour que tout le monde tire dans la même direction.