Pourquoi votre meilleur charge de projet est un point de defaillance unique
Votre meilleur charge de projet est celui qui empeche trois projets de s'effondrer en les portant dans sa tete. Ce n'est pas une force. C'est un point de defaillance unique avec une place de stationnement.
Chaque organisation en a un - la personne qui sait tout simplement : quelle approbation est en attente, ce que le client a vraiment accepte, pourquoi ce poste budgetaire est ce qu'il est. On les celebre. On devrait s'en inquieter. A la fin de ce texte, vous verrez pourquoi la personne la plus competente de votre equipe est souvent votre plus grand risque non gere - et pourquoi la solution la rend plus precieuse, non moins.
La competence cache le risque
Le charge de projet heros est victime de son propre talent. Parce qu'il est bon, rien ne passe entre les mailles - alors personne ne remarque qu'il y a des mailles. Le savoir qui devrait vivre dans un systeme vit plutot dans sa memoire : les ententes verbales, les contournements, le contexte derriere chaque decision. Cela fonctionne a merveille, jusqu'au jour ou il prend deux semaines de vacances, accepte un autre emploi, ou se fait renverser par le proverbial autobus. Alors les projets ne ralentissent pas. Ils s'arretent.
C'est le probleme du 'facteur autobus', et pour la plupart des equipes le nombre est un. Une personne dont l'absence laisserait un projet incapable de repondre a des questions de base sur lui-meme. Et voici le piege : meilleure est cette personne, plus l'organisation s'appuie sur elle, plus le facteur autobus grimpe, et plus son depart devient catastrophique. On vous recompense de construire le risque.
Ce savoir ne lui a jamais vraiment appartenu
Le recadrage inconfortable, c'est que le contexte que porte votre meilleur charge de projet ne lui appartient pas - il appartient au projet. Les decisions, les approbations, la justification, la trace de qui a accepte quoi : c'est un savoir organisationnel qui se trouve stocke dans la tete d'une seule personne. Quand il vit seulement la, vous n'avez pas un employe vedette. Vous avez un disque dur sans sauvegarde qui, en plus, prend des vacances.
La solution rend le heros plus precieux
Reduire le risque lie a une personne cle, ce n'est pas faire moins confiance a vos meilleurs. C'est sortir le savoir de leur tete vers un endroit que toute l'equipe peut atteindre - decisions consignees, approbations enregistrees, contexte ecrit la ou vit le projet. Faites cela et deux choses arrivent. L'organisation cesse d'etre fragile. Et le charge de projet heros passe de 'le seul qui sait' a 'celui qui a bati le systeme qui sait' - une bien meilleure carriere que d'etre a jamais impromouvable parce que personne ne peut prendre son bureau.
Trouvez votre facteur autobus - nommez les projets qu'une seule personne pourrait porter
Externalisez le contexte - decisions, approbations et justification enregistrees la ou vit le projet
Faites tourner deliberement - une deuxieme personne capable de repondre pour chaque projet
Recompensez ceux qui documentent - faites de 'd'autres peuvent reprendre cela' une marque de bon travail, non une menace pour la securite d'emploi
Quoi faire demain matin
Posez une question sur chaque projet actif : si le responsable disparaissait demain, quelqu'un d'autre pourrait-il dire ou il en est, ce qui a ete convenu et ce qui suit - a partir du dossier, non d'un appel telephonique affole ? Partout ou la reponse honnete est non, vous avez trouve un point de defaillance unique que vous pouvez encore corriger a peu de frais. Le savoir le plus dangereux dans votre organisation est celui qui n'entre que le lundi.
C'est en grande partie pourquoi nous avons conçu XNM-VISION ainsi - projets et decisions au meme endroit que toute l'equipe peut voir, pour que la memoire d'un projet ne parte pas avec une personne. Mais le principe tient de lui-meme : des l'instant ou le savoir de votre meilleur charge de projet est ecrit, il cesse d'etre votre plus grand risque pour devenir votre plus grand multiplicateur.
Un heros qui porte le projet dans sa tete, c'est la meme fragilite qu'un budget qu'une seule equipe reconcilie ou qu'un plan qu'une seule personne sait lire - un savoir sans sauvegarde. Nous continuons de tirer ce fila travers les notes de terrain du blogue. Sortez la memoire de la personne vers le dossier, et vos meilleurs elements deviennent enfin un levier plutot qu'un passif.
