一张图:为何项目在第六个月开始拖期

去问一屋子经验丰富的项目经理,一项资本项目头一回开始让人感到拖期是什么时候,你会听到同一个答案,其频率高于纯属偶然所能解释的程度:大约第六个月。不是第一个月——那时乐观情绪高涨,计划也干净利落。也不是最后冲刺阶段——那时人人都预料到会有压力。是第六个月——那个安静的中段,没有任何戏剧性的事情发生,可进度却不知怎地已经发软。这背后是有原因的,而那并不是运气不好。

“第六个月法则”,有些团队这样称呼它,描述的是一种无形累积、然后骤然降临的失败。在头几个月里,一个项目以快过任何人察觉的速度,生成着一些细小的、容易往后拖的烂尾事项:一个在走廊里做出却从未落到纸面的决定,一项讨论过却未正式记录的变更,一个搁置待办的悬而未决的问题,一个财务与现场始终没完全对上的数字。每一件都微不足道。单看任何一件,都不会撼动进度。于是它们越积越多。

你看不见的积压,仍在不断增长

下面这张图就是全部论点。把未了结的记录工作的实时计数——未记录的决定、未登记的变更、等着某人的待办事项——逐月画出来,它不会保持平直。它会爬升,起初很温和,因为项目早期的势头把它掩盖了。人人都忙,一切都仿佛尽在掌握,而积压就在乐观情绪之下悄悄增长。然后,在项目中段某处,那一堆安静的东西越过了一个临界点。那些未答的问题开始彼此堵塞。一个决定无法做出,因为它取决于另一个从未被记录的决定。进度的滑坡不是因为某一桩大事件;它滑坡,是因为众多未完成的细小记录所累积的重量,终于沉到了再也扛不动的地步。

解药在上游,在第一到第五个月

“第六个月法则”的陷阱在于:等你感觉到它时,起因早已落在你身后好几个月了。你无法在第六个月去修补第一到第五个月里造成的东西。你此刻感受到的拖期,是项目轻松时留下的未完成记录所开出的账单。这正是它残忍的时机感:损害在平静中造成,在紧要关头被收取。

这意味着,那些不会在第六个月拖期的团队,并不是更擅长救火。他们是更擅长从一开始就不让那一堆东西累积起来——办法是趁着细小的记录工作刚出现、还很便宜时就把它了结,而不是任由它复利累积成一堵项目中段的墙。趁走廊决定还新鲜时把它记下来。变更议定的当天就登记。本周就把那个数字对上,而不是等下个季度。这些动作在第二个月里没有一件让人感到紧迫,而这恰恰就是陷阱:去做它们最便宜的时刻,正是它们看起来最不必要的时刻。乏味、不起眼,却是判断第六个月到来时会是一个寻常月份、还是一切集中清算之月的最可靠的单一指标。

所以,如果你的项目此刻正处于它早期、轻松的几个月里,就把那份平静当作它实际上所是的那个警告。挑出一个细小决定去无声无息地凋零、未被记录之处——走廊、工地拖车、群聊——并在本周给它在记录里安一个家。这一个习惯,趁早开始,正是让那一堆安静的东西永远不致变成第六个月那堵墙的关键。

这张图脱胎于我们早些时候讲过的一个故事,出自我们的“一场超支的剖析”系列。