Les commandes ouvertes : quand et comment les utiliser
Lorsque vous achetez régulièrement la même catégorie de biens ou de services auprès d’un même fournisseur, émettre un bon de commande distinct pour chaque transaction génère une charge administrative inutile. La commande ouverte résout ce problème en établissant une autorisation d’achat préapprouvée sur laquelle des livraisons individuelles sont émises.
Commande ouverte vs bon de commande classique
Un bon de commande classique est un engagement ponctuel : une quantité précise, un prix fixe, une date de livraison déterminée. La commande ouverte établit les conditions générales (fournisseur, prix ou grille tarifaire, plafond ou durée) sans spécifier les quantités à l’avance. Les acheteurs émettent ensuite des appels de livraison qui référencent le numéro de la commande ouverte.
Avantages, risques et liste de contrôle
Charge administrative réduite : moins de bons de commande individuels à créer et à rapprocher.
Commandes plus rapides : le personnel autorisé peut émettre des appels sans relancer un processus de sourcing.
Prix négociés : l’engagement de volume soutient de meilleures conditions tarifaires.
Le principal risque est l’engagement implicite envers le fournisseur, même sans volume minimum garanti. Le blocage de prix peut également jouer en votre défaveur sur un marché baissier. Avant d’émettre une commande ouverte, vérifiez que le fournisseur est homologué, que le plafond est dans vos délégations, que la durée est définie et que le processus d’appel est documenté.
La gestion en cours requiert des révisions périodiques (au moins trimestrielles) pour comparer les dépenses réelles aux prévisions et vérifier la compétitivité des prix. La clôture formelle à l’échéance ou à l’atteinte du plafond est essentielle pour l’audit et comme référence pour la prochaine négociation.
XNM Conseil accompagne les organisations dans la mise en place de cadres d’approvisionnement équilibrés. Consultez notre page Approvisionnement et gestion des contrats pour en savoir plus.