办公室精益思维：如何减少行政浪费

在生产环境中，浪费是物理性的、即时可见的。在办公室里，浪费隐藏在看似完全正常的习惯和系统中。精益思维通过绘制实际工作流程图，将增值步骤与其他所有步骤分离，从而使不可见的变得可见。

办公室场景中的八大浪费

1. 缺陷 ——报告中的错误和不正确的数据录入需要返工。

2. 过度生产 ——无人阅读的报告、「以防万一」的不必要审批。

3. 等待 ——等待签字或决策而被阻塞的工作。

4. 未利用的人才 ——高素质人员从事行政性任务。

5. 运输 ——文件经过过多的人手或系统流转。

6. 库存 ——在不断增长的队列中积压的工作。

7. 动作 ——在组织混乱的共享驱动器中搜索文件或在应用程序之间切换。

8. 过度处理 ——重复的数据录入、多余的格式化、过于详细的报告。

实用消除技术

价值流图析——即使是用便利贴完成的简化版本——也能揭示步骤、交接和等待时间的实际顺序。对每个步骤，都要询问其是否真正必要。通过建立明确的内部服务协议来减少等待时间。对改进后的流程进行标准化，为持续改进创建稳定的基础。

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