Le registre de permis que tout projet devrait avoir
La mine ne s'est pas arretee pour une surprise geologique ni un krach du marche. Elle s'est arretee parce qu'un seul permis d'exploitation a expire un mardi, et que personne ne surveillait le calendrier. Le renouvellement a pris quatre-vingt-dix jours a traiter; l'ecart entre l'expiration et la reemission a coute deux semaines d'equipement immobilise et d'equipes payees a ne rien faire. Le permis avait toujours ete renouvelable - de facon routiniere, presque automatique. L'echec, ce n'etait pas l'organisme reglementaire. C'etait que personne n'etait proprietaire de la date.
Voici le point inconfortable : c'est l'un des arrets les plus evitables dans toute exploitation a forte intensite de capital, et il se produit sans cesse. Non parce que les permis sont difficiles a renouveler, mais parce qu'un projet actif en porte des dizaines - environnement, eau, air, titre, sautage, transport - chacun avec son autorite, son terme et son delai de renouvellement. Suivez-les de tete et vous finirez par en manquer un. La seule question est lequel, et a quel prix.
Pourquoi les permis echappent quand rien d'autre n'echappe
Les permis echouent en silence parce qu'ils n'ont pas de battement quotidien. Une facture vous harcele; une echeance a une personne attachee; une machine brisee hurle. Un permis, lui, reste simplement valide pendant dix-huit ou trente-six mois - assez longtemps pour que la personne qui l'a obtenu ait change de poste, et la fenetre de renouvellement s'ouvre sans que personne soit charge de le remarquer. Quand quelqu'un s'en souvient enfin, le delai dont vous aviez besoin est deja passe.
Le piege, c'est que les permis semblent un probleme regle des l'instant ou ils sont accordes. On celebre l'approbation, on classe le certificat, et on passe au travail que le permis a debloque. Mais un permis n'est pas un evenement - c'est une horloge qui s'est mise a tourner le jour de son emission. Les organisations qui ne sont jamais surprises sont celles qui traitent l'octroi comme le debut d'un compte a rebours, pas la fin d'une tache.
Ce que contient un vrai registre de permis
Ce n'est pas complique - un tableur suffit, si quelqu'un en est proprietaire. L'important, ce n'est pas l'outil; c'est que six champs existent pour chaque permis et que quelqu'un les regarde chaque mois :
Le permis et l'autorite. Ce qu'il est, qui le delivre et le numero de reference - pour que n'importe qui trouve le document en quelques secondes.
La date d'expiration. Le champ le plus important, et celui le plus souvent laisse vide ou errone.
Le delai de renouvellement. Le temps que l'autorite prend reellement - pour que le rappel se declenche assez tot pour compter, pas la semaine ou il expire.
Le proprietaire nomme. Une seule personne responsable du renouvellement de ce permis, par son nom - pas un service, pas « les operations ».
Les conditions a maintenir. La surveillance, les rapports ou les limites rattaches au permis, pour que la conformite ne derive pas entre les renouvellements.
Le lien vers le document. Un chemin direct vers le permis signe et sa correspondance, pour que le dossier et le rappel vivent ensemble.
Le rappel doit atteindre une personne, tot
Un registre ne fonctionne que s'il pousse l'information. Une liste qu'il faut penser a ouvrir n'est qu'un plus bel endroit pour oublier. Quel que soit l'outil, la date de renouvellement devrait declencher un rappel au proprietaire nomme bien avant la fin du delai - des mois d'avance pour une autorite lente. C'est exactement le genre d'obligation permanente qu'un systeme comme XNM-VISION est concu pour tenir, de sorte qu'une expiration devienne une alerte sur un tableau de bord plutot qu'une equipe immobilisee au fond d'une fosse. Mais meme un tableur partage avec proprietaires et dates, verifie chaque mois, vaut mieux que le silence confiant qui precede chaque expiration.
Demain, dressez la liste de tous les permis dont depend votre exploitation et inscrivez une date d'expiration et un nom a cote de chacun. Si vous ne pouvez remplir ni l'une ni l'autre colonne pour ne serait-ce qu'un seul, vous venez de trouver le permis le plus susceptible de vous arreter. Surveiller le calendrier coute moins cher que surveiller de l'equipement immobilise - d'une marge que vous ne voulez pas mesurer a la dure.
Un renouvellement manque, c'est un depassement dont l'echeance etait visible d'avance - en savoir plus sur les petits dossiers qui evitent les grands arrets.
